إعداد سير العمل
ضع خطة لإدارة فريق العمل
كصاحب شركة لا بد أن تدرك أنّ التخطيط يجب أن يكون دائما على رأس جدول أعمالك. هو ركيزة أساسية لأي عمل مهما كان صغيرا. إذا لم يكن لديك خطة لإدارة فريق عملك الموزع عن بعد، فستدخل في فوضى لا نهاية لها من الإجراءات والقرارات الخاطئة، خطة العمل هي خارطة الطريق لنجاحك
اجعل المسؤوليات واضحة
توضيح الأدوار والمسؤوليات يعزز النظام وثقافة الشركة لدى فريقك. يجب أن يكون لكل فرد تصور كامل عن الدور الذي سيلعبه في الشركة، وعن الفريق الذي سيعمل معه، والمدير الذي سيكون تحت إشرافه، اجعل الجميع على بينة من مسؤوليات بعضهم البعض، لتعزيز التعاون والتواصل بين أفراد الفريق على إنجاز ما هو مطلوب والوصول للنتائج المرجوة.
إعداد توقعات الموظفين
التوقعات الواضحة التي يضعها المدراء هي مكمّل رئيسي لتحديد المسؤوليات بوضوح. يعتمد نجاح الموظفين في مهامهم على ما يتوقعه منهم القادة، عندما لا يكون لدى الموظفين فهم واضح لما هو مطلوب منهم، سيكونون أقل انخراطا في العمل، أقل حماسا، وسيقضون وقتهم في ارتكاب الخطأ تلو الآخر، عندما يعرف الموظفون ما هو متوقع منهم في العمل سيكونون أقل قلقا وأقل ارتباكا.
يجب أن يكون الموظف على بينة من بعض الأمور إضافة إلى فهمه للمهام الرئيسية والثانوية التي سيضطلع بها:
- كيف سيعمل (بما في ذلك الأدوات التي سيستخدمها في العمل)
- كيف سيتواصل (مع مدرائه وزملائه)
- كيف سيتعامل مع المشاكل، كيف ومتى يطلب المساعدة
- ما هي القرارات التي يُتوقع منه اتخاذها
- ما هي القرارات التي يتوقع أن يحيل قرار اتخاذها إلى المدراء
- التقارير اليومية وجداول العمل والمواعيد النهائية لتسليم المهام وما إلى ذلك. بتفصيل أدقّ ما المهام التي يفترض أن ينجزها كل أسبوع وعلى نطاق أوسع، أهدافه العامة للثلاثة أشهر القادمة
تتبع عملية التقدم
إن ما سيبقيك في المسار الصحيح لإدارة فريق العمل عن بعد هو أن تواظب على تتبع عملية التقدم التي يحرزها الموظفون في إنجاز مهامهم اليومية والأسبوعية والشهرية، يجب أن تتبع طريقة منظمة ومتسقة لكي تتبع العملية، سواء مع الموظفين كل على حدا أو مع المدراء المكلفين بإدارة باقي الفريق.
هناك طرق عديدة لتفعل ذلك:
- أدوات إدارة المهام عن بعد
- اجتماعات فريق العمل الدورية
- التواصل المباشر: الدردشة الكتابية أو المسموعة، أو التسجيلات الصوتية لتتبع عملية تنفيذ المهام ومعرفة ما الذي يساعدهم في العمل وما الذي يشكل لهم تحديا.
- تنظيم اجتماعات دورية لمدراء الفرق للحصول على تقارير شفافة حول التقدم الذي تحرزه الفرق
حدد المواعيد النهائية
نميل جميعا إلى المماطلة وتأجيل المهام خصوصا تلك المهام غير المستعجلة، إن حدث ذلك في شركتك لن تتمكن من التقدم وإنجاز المشاريع. بدون مواعيد نهائية سيعمل الموظفون في أي شركة بوتيرتهم الخاصة. في فرق العمل عن بعد تحديدا تعتبر المواعيد النهائية أساسا لتظل الفرق محافظة على الإنتاجية بمعدل ثابت، ومع المواعيد النهائية.
كن واقعيا عند وضع مواعيد نهائية تناسب المهمة التي بين يدي الموظف، إذا كانت المهمة تستغرق أسبوعا، لن يكون من المنطقي أن تضع يومين كحد أقصى لإنجازها، يمكنك أن تسأل الموظف عن الوقت الذي يحتاجه لإنجاز المهمة لتتجنب وضع مواعيد نهائية تعسفية.
كن واضحا بشأن الموعد النهائي، الغموض يربك الموظف، كأن تطلب أن يتم إنجاز المهمة خلال "الأيام المقبلة" دون تحديد التاريخ.